Cách hoạt động của tem vận chuyển

Tất cả chúng ta đều nhìn thấy tem vận chuyển hàng ngày nhưng hầu hết mọi người không hiểu cách nhãn vận chuyển vận chuyển một gói hàng từ điểm A đến điểm B. Mỗi phần của nhãn vận chuyển được sử dụng để giúp người vận chuyển thư xác định và sắp xếp các gói hàng để chúng có thể được định tuyến đến các điểm đến chính xác. Một số phần trong số này quan trọng hơn những phần khác nhưng tất cả chúng đều đóng vai trò đảm bảo rằng các gói hàng của bạn đến nơi an toàn.

Cấu trúc cơ bản của tem vận chuyển bao gồm địa chỉ trả hàng, địa chỉ đích, ngày gói hàng được vận chuyển, trọng lượng của gói hàng, mức độ ưu tiên vận chuyển và số theo dõi. Có nhiều tính năng cụ thể hơn đi kèm với nhãn do các dịch vụ chuyển phát khác nhau tạo ra nhưng đây là những phần cốt lõi cần có để nhãn vận chuyển hoạt động. Chúng tôi sẽ cùng bạn xem qua từng phần để giúp bạn hiểu tại sao toàn bộ nhãn lại quan trọng và chúng tôi cũng sẽ giúp bạn tránh một số lỗi thường gặp.

Các phần của tem vận chuyển

tem vận chuyển UPS

Địa chỉ trả hàng

Địa chỉ trả hàng cung cấp một cách để trả lại gói hàng trong trường hợp không thể gửi được gói hàng đó. Trong hầu hết các trường hợp, đây sẽ là địa chỉ doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang thuê bên thứ ba vận chuyển thì bạn sẽ sử dụng địa chỉ của họ trong phần này.

Địa chỉ đích

Địa chỉ đích cho người vận chuyển thư biết nơi gói hàng sẽ được gửi. Toàn bộ địa chỉ giao hàng là quan trọng nhưng có mã ZIP đầy đủ là đặc biệt quan trọng để đảm bảo rằng gói hàng của bạn được chuyển đúng cách. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bất kỳ số căn hộ, tên công ty và chức danh cũng được bao gồm để giao hàng suôn sẻ.

Ngày vận chuyển

Đây là ngày gói hàng bắt đầu di chuyển trong quá trình giao hàng. Mặc dù địa chỉ và thông tin theo dõi là rất quan trọng, ngày giao hàng cung cấp một nguồn dữ liệu khác để các dịch vụ giao hàng có thể tham khảo trong nháy mắt. Cùng với hạng vận chuyển, ngày vận chuyển giúp người vận chuyển thư xác nhận rằng kiện hàng được vận chuyển đúng giờ.

Trọng lượng gói hàng

Trọng lượng của gói hàng được sử dụng để tính tổng chi phí vận chuyển và cũng được tính vào cách các gói hàng được phân loại. Trong khi được vận chuyển, các gói hàng được phân bổ đồng đều theo trọng lượng và kích thước để đảm bảo rằng xe tải và container được cân bằng hợp lý. Các gói hàng được cân không đúng cách có thể dẫn đến các lô hàng bị hư hỏng và phải trả thêm phí.

Hạng vận chuyển

Mức độ ưu tiên vận chuyển cho gói hàng quyết định tốc độ vận chuyển. Tên của các lớp này có thể khác nhau giữa các dịch vụ chuyển phát nhưng chúng hầu như luôn thông báo tốc độ rõ ràng. Ví dụ: UPS Next Day Air® có thể so sánh với FedEx Standard Overnight®. Mọi dịch vụ giao hàng đều cung cấp nhiều cấp độ vận chuyển và thật hữu ích nếu bạn xem qua tất cả các tùy chọn mà họ có sẵn để xem cách nào phù hợp nhất.

Số theo dõi và mã vạch

Số theo dõi được sử dụng để theo dõi chuyển động của một gói hàng khi nó đang được vận chuyển. Khi mã vạch theo dõi được quét bởi một dịch vụ giao hàng, nó sẽ kết nối với hệ thống theo dõi của họ để lưu ý rằng gói hàng đang chuyển theo lịch trình. Tuy nhiên, có những mã theo dõi duy nhất được sử dụng bởi từng dịch vụ giao hàng. Ví dụ: bạn sẽ không thể sử dụng trang web FedEx® để theo dõi số theo dõi UPS® vì những mã đó chỉ lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu tương ứng của chúng.

Các phần Tùy chọn và Khác

Các phần thông tin khác như chi phí vận chuyển, mã vạch độc quyền, mã vạch bưu điện và nhiều thông tin khác cũng có thể được bao gồm trên một số nhãn vận chuyển. Thông tin này khác nhau giữa các dịch vụ giao hàng nhưng điều quan trọng là toàn bộ tem nhãn vận chuyển được hiển thị rõ ràng.

Câu hỏi thường gặp về tem vận chuyển

Q: Tem vận chuyển có thể hết hạn không?

A: Chúng tôi khuyên bạn nên gửi các gói hàng trước ngày “giao hàng theo ngày” được sử dụng khi thông tin theo dõi được tạo. Có một số dịch vụ giao hàng vẫn có thể chấp nhận các gói hàng của bạn sau ngày này nhưng điều này có thể dẫn đến phức tạp.

Q: Điều gì có thể xảy ra nếu tôi gửi các gói hàng quá ngày “giao hàng trước”?

A: Khi tem vận chuyển được tạo, nhãn này sẽ cảnh báo cho người vận chuyển rằng họ sẽ mong đợi một gói hàng. Ngoài ra, một số dịch vụ giao hàng như UPS thông báo cho khách hàng của họ khi một gói hàng sắp được gửi cho họ dựa trên thời điểm nhãn vận chuyển được tạo với địa chỉ đích của họ. Khi gói hàng không được vận chuyển vào ngày “giao hàng trước”, điều này có thể dẫn đến việc các hãng vận tải tìm kiếm các gói hàng không tồn tại trong kho của họ hoặc người tiêu dùng khó chịu vì gói hàng của họ không được giao trước ngày vận chuyển dự kiến.

Q: Nhãn vận chuyển có thể có kích thước bất kỳ?

Đ: Thông tin cho nhãn vận chuyển thường sẽ yêu cầu không gian 4 “x 6” nhưng kích thước chính xác có thể khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ giao hàng bạn chọn. Các nhãn vận chuyển trên internet của Avery là 5-1 / 2 “x 8-1 / 2” để chứa các mẫu khác nhau và cung cấp thêm một số lợi nhuận xung quanh thông tin vận chuyển để đảm bảo an toàn.

Q: Nhãn vận chuyển có thể được in bằng mực màu không?

Đ: Mặc dù hầu hết các máy quét vẫn có thể phát hiện mã vạch miễn là màu đủ tối, nhưng sẽ an toàn hơn khi cung cấp độ tương phản cao nhất có thể với mực đen trên vật liệu trắng.

Hỏi: Nhãn vận chuyển được đặt ở đâu?

A: Nhãn vận chuyển phải được đặt trên bề mặt phẳng lớn nhất và dễ nhìn thấy nhất trong gói hàng của bạn. Đặt nhãn trên các đường nối hoặc cạnh có thể khiến nhãn bị cong vênh trong quá trình vận chuyển và có thể khiến nhãn không đọc được.

Q: Bạn có thể dán băng lên mã vạch không?

A: Không nên dán băng dính hoặc bất kỳ vật liệu nào khác lên mã vạch trên nhãn vận chuyển. Máy quét hiện đại hơn có thể phát hiện mã nhưng băng có thể gây ra sự cố với máy quét kiểu cũ.

Q: Nguyên nhân phổ biến nhất của các gói bị mất là gì?

A: Địa chỉ không đọc được hoặc bị thiếu là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến thư bị thất lạc. Đảm bảo rằng các gói hàng của bạn không bị thất lạc khi vận chuyển bằng cách sử dụng các nhãn in rõ ràng và sử dụng chất kết dính thích hợp. Công nghệ nhãn Avery Sure Feed® giúp giữ cho bản in của bạn được căn chỉnh và chất kết dính Ultrahold® đảm bảo rằng nhãn dính và tồn tại ngay cả trong những điều kiện khắc nghiệt nhất.